Jak sprawdzić kontrahenta — 7 rejestrów krok po kroku

Kontrahent, który nie zapłaci, kosztuje więcej niż utracona faktura: to Twój towar, czas i podatek VAT, który i tak musisz odprowadzić. Dobra wiadomość: państwo prowadzi siedem publicznych rejestrów, w których większość problemów widać na kilka miesięcy przed pierwszą niezapłaconą fakturą. Zła: trzeba wiedzieć, gdzie i na co patrzeć. Oto kompletna procedura — do przejścia ręcznie w ~30 minut albo w kilka sekund jednym sprawdzeniem.

Krok 1. Wykaz podatników VAT (biała lista)

Zacznij od białej listy VAT. Sprawdzasz trzy rzeczy: czy podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, czy zgłosił rachunki bankowe i — najważniejsze — czy nie został wykreślony. Wykreślenie z rejestru VAT (zwłaszcza z art. 96 ust. 9) niemal zawsze poprzedza poważne problemy: firma przestała składać deklaracje albo nie istnieje pod podanym adresem.

Krok 2. KRS — odpis aktualny i pełny

W odpisie aktualnym spółki sprawdź: datę rejestracji (podmiot młodszy niż rok wymaga ostrożności), kapitał zakładowy (5 000 zł to ustawowe minimum, nie realny majątek), skład zarządu i — w dziale 6 — wpisy o likwidacji, upadłości lub restrukturyzacji. Odpis pełny pokazuje historię: częste zmiany zarządu, siedziby albo nazwy w krótkim czasie to klasyczny wzorzec firm przygotowywanych „na słupa”.

Krok 3. Sprawozdania finansowe (eKRS)

Każda spółka ma obowiązek składać roczne sprawozdanie do 15 lipca. Dwa sygnały bez czytania bilansu: czy sprawozdanie w ogóle jest (brak = firma coś ukrywa albo nie panuje nad obowiązkami) i czy złożono je w terminie. Jeśli umiesz zajrzeć głębiej: ujemny kapitał własny i spadek przychodów o połowę rok do roku to sygnały krytyczne. Więcej w tekście o czytaniu sprawozdań bez księgowej.

Krok 4. Krajowy Rejestr Zadłużonych i MSiG

KRZ pokazuje postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne, Monitor Sądowy i Gospodarczy — ogłoszenia o likwidacjach i wezwania wierzycieli. Wpis w którymkolwiek oznacza jedno: sprzedaż z odroczonym terminem = wejście do kolejki wierzycieli, na jej końcu.

Krok 5. REGON i CEIDG

Dla jednoosobowych działalności CEIDG pokazuje status (aktywna / zawieszona / wykreślona) i datę rozpoczęcia. REGON potwierdza PKD — jeśli firma „od wczoraj” handluje elektroniką, a wpisane ma usługi budowlane, dopytaj dlaczego.

1. Biała lista VAT — status i rachunki
2. KRS aktualny — zarząd, kapitał, dział 6
3. KRS pełny — historia zmian
4. eKRS — sprawozdania i terminowość
5. KRZ — upadłości i restrukturyzacje
6. MSiG — ogłoszenia i likwidacje
7. REGON/CEIDG — status i profil działalności

Czego rejestry nie pokażą

Uczciwość wymaga jasności: rejestry publiczne nie pokazują bieżących zaległości wobec innych firm (to domena płatnych biur informacji gospodarczej — KRD, BIG) ani zaległości podatkowych objętych tajemnicą skarbową. Pokazują za to wzorce, które te problemy wyprzedzają: wykreślenia, brak sprawozdań, zmiany w zarządzie, postępowania sądowe. W praktyce to wystarcza, by odsiać zdecydowaną większość ryzykownych kontrahentów — zanim staną się dłużnikami.